Behördenwegweiser

Beschäftigen Sie in Ihrem Betrieb Arbeitnehmer, sind Sie grundsätzlich bei jeder Lohnzahlung verpflichtet, für Rechnung der Arbeitnehmer

• Lohnsteuer sowie
• Solidaritätszuschlag und
• gegebenenfalls Kirchensteuer

vom Arbeitslohn einzubehalten, beim Finanzamt anzumelden und dorthin abzuführen. Als Arbeitgeber haften Sie für die richtige Berechnung und Abführung der Beträge.

Lohnsteuer ermitteln

Um die Beträge für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer nach den allgemeinen Vorschriften zu berechnen, benötigen Sie beziehungsweise die von Ihnen mit dem Lohnsteuerabzug Beauftragten (zum Beispiel Steuerkanzlei) von Ihren Arbeitnehmern bestimmte Informationen (Lohnsteuerabzugsmerkmale):

• Steuerklasse (gegebenenfalls mit Faktor)
• Zahl der Kinderfreibeträge
• Religionszugehörigkeit / Kirchensteuerabzug
• gegebenenfalls Frei- und / oder Hinzurechnungsbeträge

Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Die persönlichen Besteuerungs­merkmale Ihrer Arbeitnehmer sind in einer Datenbank der Finanzverwaltung hinterlegt und werden Ihnen als Arbeitgeber zum elektronischen Abruf bereitgestellt (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale - ELStAM).

Wenn sich im ELStAM-Verfahren keine persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers ermitteln lassen, müssen Sie die Steuerabzugsbeträge in der Regel nach Steuerklasse VI berechnen – zum Beispiel, wenn der Arbeitnehmer

• bei Beginn des Arbeits- / Dienstverhältnisses die steuerliche Identifikationsnummer und das Geburtsdatum schuldhaft nicht mitteilt oder
• eine Übermittlung der ELStAM an den Arbeitgeber sperren ließ.

Besonderheiten gelten, wenn der ELStAM-Abruf wegen technischer Störungen nicht möglich ist oder der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung über die ihm zuzuteilende Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat.

Für Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind und für die es nicht zumutbar ist, die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen (Härtefall), wird ein Ersatzverfahren angeboten.

Weitere Informationen:

• Die elektronische Lohnsteuerkarte
• Hilfe für Arbeitgeber (FAQ)
  www.elster.de

Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug im ELStAM-Verfahren

Die Teilnahme am ELStAM-Verfahren bedeutet aber nicht, dass die Lohnsteuerabzugsmerkmale generell nicht mehr mit Papierbescheinigungen nachgewiesen werden können beziehungsweise müssen. So kann die Finanzverwaltung für bestimmte Arbeitnehmer noch keine ELStAM zur Verfügung stellen. Diese Arbeitnehmer erhalten stattdessen vom Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die die persönlichen Besteuerungsmerkmale enthält und Ihnen vorzulegen ist.

• Arbeitnehmern ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland (zum Beispiel Grenzpendlern) stellt das für Ihre Betriebsstätte zuständige Finanzamt diese Bescheinigung auf Antrag aus. Zukünftig soll das Finanzamt die Erteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer für in Deutschland nicht meldepflichtige Personen anstoßen können.
  Zu einem späteren Zeitpunkt werden auch diese am ELStAM-Verfahren teilnehmen können.

• Ist Arbeitnehmern mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt im Inland noch keine steuerliche Identifikationsnummer zugeteilt, stellt ihnen das für deren Wohnsitz zuständige Finanzamt diese Bescheinigung auf Antrag aus. Erhalten die Arbeitnehmer ihre Identifikationsnummer, haben sie Ihnen diese mitzuteilen. Mit dieser Angabe und dem Geburtsdatum sind Sie sofort berechtigt, die ELStAM der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers abzurufen. Dass die Bescheinigung für das gesamte Kalenderjahr ausgestellt wurde, steht dem ELStAM-Abruf nicht entgegen.

  Hat der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin eine solche Bescheinigung nicht beantragt oder nicht innerhalb von sechs Wochen nach Beginn des Arbeits- / Dienstverhältnisses vorgelegt, müssen Sie die Steuerabzugsbeträge nach der Steuerklasse VI ermitteln.

Soweit fehlerhafte ELStAM nicht zeitnah berichtigt werden können, stellt das Finanzamt eine Ihnen vorzulegende Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Zeitgleich sperrt es in diesen Fällen den elektronischen Arbeitgeberabruf, so dass für die Dauer der Sperre durch Sie als Arbeitgeber weder eine Anmeldung noch ein Datenabruf für den Arbeitnehmer erfolgen kann.

Berechnungshilfen

Das Bundesministerium der Finanzen stellt im Internet kostenfrei einen interaktiven Lohnsteuerrechner zur Verfügung.

• Lohn- und Einkommensteuerrechner
  Bundesministerium der Finanzen

Daneben bietet auch der Handel diverse Lohnbuchhaltungssoftware an, welche die Berechnung von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer unterstützen. Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung können für den Steuerabzug nach allgemeinen Vorschriften auf im Buchhandel erhältliche Lohnsteuertabellen zurückgreifen, die für den maßgebenden Lohnzahlungszeitraum (Jahr, Monat, Woche, Tag) gelten.

Lohnsteuer-Pauschalierung

Unter bestimmten Voraussetzungen (zum Beispiel bei Aushilfen oder Teilzeitkräften) können Sie für einzelne Arbeitnehmer auf den Abruf der ELStAM für den Lohnsteuerabzug verzichten und die Beträge für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer – statt nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen des Arbeitnehmers – mit einem vorgeschriebenen (Pausch-)Steuersatz berechnen (pauschalieren). In diesem Fall müssen Sie die Steuerbeträge aber – anstatt vom Arbeitslohn einzubehalten – selbst übernehmen.

Lohnsteuer anmelden

Die ermittelten Steuerbeträge (mit Ausnahme der 2-prozentigen einheitlichen Pauschsteuer für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer) müssen Sie gegenüber dem Finanzamt in einer Lohnsteuer-Anmeldung erklären. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist eine Steuererklärung im Sinne der Abgabenordnung. Die darin erklärten Beträge müssen Sie schließlich an das Finanzamt abführen.

Weitere Informationen zur Lohnsteuer (insbesondere zur Führung eines Lohnkontos für jeden Arbeitnehmer und zur Ausstellung / Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen) sowie zu anderen für Unternehmensgründer relevanten Steuerarten erhalten Sie hier:

• Steuerlicher Wegweiser für Existenzgründer
  Broschüre des Staatsministeriums der Finanzen
• existenzgruender.de: Steuern
  Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

Rechtsgrundlage

• § 38 Einkommensteuergesetz (EStG) – Erhebung / Einbehaltung der Lohnsteuer
• § 38a Einkommensteuergesetz (EStG) – Höhe der Lohnsteuer
• § 39 Einkommensteuergesetz (EStG) – Lohnsteuerabzugsmerkmale
• § 39b Einkommensteuergesetz (EStG) – Einbehaltung der Lohnsteuer
• § 39c Einkommensteuergesetz (EStG) – Einbehaltung der Lohnsteuer ohne Lohnsteuerabzugsmerkmale
• § 39e Einkommensteuergesetz (EStG) – Verfahren zur Bildung und Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale
• §§ 40, 40a und 40b Einkommensteuergesetz (EStG) – Pauschalierung der Lohnsteuer
• § 41a Einkommensteuergesetz (EStG) – Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer
• § 51a Einkommensteuergesetz (EStG) – Festsetzung und Erhebung von Zuschlagsteuern, zum Beispiel Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
• §§ 149 bis 153 Abgabenordnung (AO) – Steuererklärungen, -anmeldungen
• Solidaritätszuschlagsgesetz – SolZG
• Gesetz über die Erhebung von Steuern durch Kirchen, Religionsgemeinschaften und gleichgestellte Vereinigungen im Freistaat Sachsen (Sächsisches Kirchensteuergesetz – SächsKiStG)
• Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV)

Freigabevermerk
Sächsisches Staatsministerium der Finanzen. 23.01.2015