Behördenwegweiser

Vereine, die Arbeitnehmer beschäftigen und somit Arbeitgeber sind, unterliegen als solche den allgemeinen Bestimmungen des Lohnsteuerrechts (Lohnsteuerabzug) und der Sozialversicherung. Neben unseren speziellen Ausführungen für Vereine in diesem Kapitel empfehlen wir Ihnen weiterführend die Informationen für Unternehmen:

• Lohnsteuer
• Sozialabgaben
  Amt24-Informationen

Arbeitnehmer im Verein

Arbeitnehmer des Vereins sind alle Personen, die zu dem Verein in einem Dienstverhältnis stehen und daraus Arbeitslohn beziehen. Maßgebend für die Einstufung als Arbeitnehmer sind die Vertragsgestaltung und die tatsächliche Durchführung.

Ein Dienstverhältnis liegt vor, wenn die oder der Beschäftigte dem Verein die Arbeitskraft schuldet, in den geschäftlichen Organismus eingegliedert ist und somit den ihm gegebenen geschäftlichen Weisungen über Art, Ort und Zeit der Beschäftigung folgen muss. Das Gewähren von Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sprechen für eine nicht selbstständige Tätigkeit (nichtselbständige Arbeit nach § 19 Einkommensteuergesetz – EStG).

• Einkommensteuergesetz (EStG)
  www.gesetze-im-internet.de

Auf die Dauer der Beschäftigung kommt es grundsätzlich nicht an. Auch Personen, die nur eine Aushilfs- oder Nebentätigkeit ausüben, können deshalb Arbeitnehmer sein. Bei einer Beschäftigung von durchschnittlich mehr als sechs Stunden wöchentlich für den Verein wird grundsätzlich von einer nicht selbstständigen Tätigkeit ausgegangen. Die beschäftigte Person wird steuerlich als Arbeitnehmer angesehen, die Vergütungen unterliegen dem Lohnsteuerabzugsverfahren.

Selbstständige im Verein

Eine selbstständige Tätigkeit liegt in der Regel vor, wenn die oder der Beschäftigte selbst entscheiden kann über

• Ort der Tätigkeit
• Art der Tätigkeit
• Zeit der Tätigkeit

Zudem schulden Selbstständige dem Verein nicht die Arbeitskraft, sondern einen Arbeitserfolg.

Vergütungen, die an selbstständig Tätige gezahlt werden, unterliegen nicht der Lohnsteuer. Diese Zahlungen – sowie die mit der Tätigkeit im Zusammenhang stehenden Aufwendungen – sind von Selbstständigen in der Einkommensteuererklärung anzugeben.

Hilfeleistungen von Vereinsmitgliedern / Ehrenamt

Vereinsmitglieder, deren Tätigkeit bei besonderen Anlässen eine bloße Gefälligkeit oder gelegentliche Hilfeleistung darstellt, die aufgrund der persönlichen Verbundenheit und nicht zu Erwerbszwecken erbracht wird, sind insoweit keine Arbeitnehmer. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn sich Vereinsmitglieder bei einer Vereinsfeier für bestimmte Arbeiten zur Verfügung stellen oder bei sportlichen Veranstaltungen als Helfer einspringen und dafür eine Vergütung erhalten, die nicht mehr als eine Abgeltung entstandener Aufwendungen darstellt.

In gleicher Weise begründet die unentgeltliche Ausführung eines Ehrenamtes (zum Beispiel als Vereinsvorsitzender) kein Dienstverhältnis im steuerlichen Sinne, wenn der oder dem ehrenamtlich Tätigen nur die tatsächlich entstandenen steuerlich abziehbaren Kosten – wie beispielsweise Reisekosten, Porto und Telefongebühren – ersetzt werden. Ehrenamtliche erzielen mit Aufwandsentschädigungen grundsätzlich keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn, da es an einer sogenannten Überschusserzielungsabsicht fehlt.

Überschuss entsteht dann, wenn die Einnahmen größer sind als die abziehbaren tatsächlichen Aufwendungen. Ehrenamtliche können einen Überschuss von bis zu EUR 256,00 im Kalenderjahr erzielen, ohne dass ein steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt. Wird diese Freigrenze jedoch überschritten, handelt es sich bei den Vergütungen in voller Höhe um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Bei einem pauschalen Aufwendungsersatz, der die tatsächlichen Kosten nicht nur unwesentlich übersteigt, handelt es sich dagegen regelmäßig um steuerpflichtige Einnahmen. Davon können aber im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des ehrenamtlich Tätigen die tatsächlich entstandenen steuerlich abziehbaren Aufwendungen abgezogen werden.

Der Verein als Arbeitgeber

Einbehaltung, Anmeldung und Abführung von Lohnsteuer

Ist die Tätigkeit für den Verein als nicht selbstständig (Dienstverhältnis) anzusehen und kommt keine Steuerbefreiung der Einnahmen (zum Beispiel Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale) in Betracht, hat der Verein als Arbeitgeber die Pflicht, vom Arbeitslohn abzuziehen, dem Finanzamt zu melden und an dieses abzuführen:

• Lohnsteuer
• Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer (Zuschlagsteuern)

In bestimmten Fällen (zum Beispiel bei Minijobs bis EUR 450,00 oder bei kurzfristigen Beschäftigungen) kann der Verein die Lohnsteuer mit einem vorgeschriebenen Steuersatz berechnen (pauschalieren). Der Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) ist dazu nicht erforderlich.

Voraussetzung dafür ist jedoch unter anderem, dass der Verein als Arbeitgeber die Lohnsteuer und die Zuschlagsteuern übernimmt. Im Gegenzug wird pauschal versteuerter Arbeitslohn nicht in der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen und auch nicht bei der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers erfasst.

Lohnkonto und Lohnsteuerbescheinigung

Der Verein muss für jeden Arbeitnehmer für das jeweilige Kalenderjahr ein Lohnkonto führen. Darin sind zum Beispiel die Art und Höhe des Arbeitslohns, steuerfreie Bezüge und die persönlichen Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers laut den abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) aufzuzeichnen.

Das Lohnkonto ist am Ende des Kalenderjahres oder bei unterjähriger Beendigung des Dienstverhältnisses abzuschließen.

Aufgrund der Eintragungen im Lohnkonto muss der Verein der Finanzverwaltung grundsätzlich für jeden Arbeitnehmer bis spätestens 28.02. des Folgejahres eine Lohnsteuerbescheinigung auf elektronischem Weg übermitteln. Dies gilt nicht für Arbeitnehmer, für die er Lohnsteuer ausschließlich pauschal erhebt (Pauschalierung der Lohnsteuer); hierfür ist keine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen. Die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung hat nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz gemäß Steuerdaten-Übermittlungsverordnung authentifiziert zu erfolgen.

Die Arbeitnehmer erhalten vom Verein lediglich einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr.), oder der Verein übermittelt ihnen die Daten ebenfalls nur elektronisch. Sofern für einen Arbeitnehmer keine IdNr.  vergeben oder diese dem Verein nicht mitgeteilt  wurde, ist die elektronische Übermittlung mit der sogenannten eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) zulässig, die der Verein nach amtlicher Regel  zu bilden hat.

Anrufungsauskunft

Im Rahmen einer sogenannten Anrufungsauskunft können sich sowohl die Arbeitnehmer als auch der Verein als Arbeitgeber mit einer Anfrage an das zuständige Finanzamt wenden. Das Finanzamt wird zu dem dargelegten Sachverhalt Auskunft über die lohnsteuerliche Behandlung erteilen.

Zuständig ist das Finanzamt, an das auch die Lohnsteuer abgeführt wird.

Der Verein haftet für nicht oder nicht vorschriftsmäßig einbehaltene Lohnsteuer. In Zweifelsfällen ist es daher ratsam, sich an das Finanzamt zu wenden.

Prüfung durch das Finanzamt

Das Finanzamt überwacht die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer durch eine Prüfung (Außenprüfung) der Arbeitgeber, die in gewissen Zeitabständen stattfindet. Solchen Prüfungen unterliegen auch Vereine. Sie sind daher verpflichtet, den mit der Nachprüfung beauftragten Bediensteten des Finanzamtes

• das Betreten der Geschäftsräume zu den üblichen Geschäftszeiten zu gewähren
• Einsicht in die Lohnkonten und Lohnbücher zu gewähren
• Einsicht in die übrigen Geschäftsunterlagen zu gewähren

Für Ihre Mitarbeiter müssen Sie neben der Lohnsteuer auch Sozialversicherungsbeiträge abführen. Im Zusammenhang damit bestehen gesetzliche Meldepflichten.

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen

• Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale