Behördenwegweiser

Kopien und Abschriften von Urkunden wie auch Ausdrucke elektronischer Dokumente und elektronische Dokumente selbst müssen oft beglaubigt werden, wenn sie zur Vorlage bei einer Behörde benötigt werden.

Jede Behörde kann Kopien (Abschriften) von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, beglaubigen.

Legalisation und Apostille von Urkunden zur Verwendung im Ausland

Öffentliche Urkunden werden von Behörden oder Gerichten im Ausland oftmals nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist.

Sie brauchen also entweder eine Legalisation der Auslandsvertretung des Staates, in dem Sie die Urkunde verwenden wollen (Botschaften und Konsulate im Inland) oder eine Apostille (auch "Haager Apostille" genannt) der zuständigen deutschen Behörde.

Diese Verfahren gelten nur für öffentliche Urkunden, wie zum Beispiel:

• Personenstandsurkunden (Ehe-, Lebenspartnerschafts-, Geburts- und Sterbeurkunden)
• Melde-, Aufenthalts- oder Ledigkeitsbescheinigungen
• Zeugnisse von Schulen oder Universitäten, Diplome
• Auszüge aus dem Handelsregister oder ähnliche Urkunden

Nicht als öffentliche Urkunden zu verstehen sind zum Beispiel Überetzungen.

Ob eine Legalisation oder eine Apostille erforderlich ist, hängt davon ab, in welchem Land die Urkunde verwendet werden soll.

Für Personenstandsurkunden gibt es darüber hinaus bilaterale Abkommen.

Bilaterale völkerrechtliche Verträge für Personenstandsurkunden

Die Bundesrepublik Deutschland hat mit den folgenden Staaten bilaterale völkerrechtliche Verträge im Bereich des Personenstandswesens (zum Beispiel Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden) abgeschlossen:

• Belgien
• Dänemark
• Frankreich
• Italien
• Luxemburg
• Österreich
• Schweiz

In diesen Verträgen wurde für bestimmte Urkunden der Verzicht auf eine Legalisation oder deren Ersatz durch eine besondere Zwischenbeglaubigung vereinbart. Für Urkunden, die im Rechtshilfe- oder Handelsverkehr verwendet werden, gibt es darüber hinaus gesonderte völkerrechtliche Verträge.

Internationale Urkunden (CIEC-Übereinkommen)

Daneben gibt es sogenannte "Internationale Urkunden". Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die von einem der Vertragsstaaten nach dem Muster der Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (Commission Internationale de l'État Civil – CIEC) ausgestellt werden, sind in Deutschland von jeder Förmlichkeit befreit und müssen nicht legalisiert werden. Das gilt für:

• Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus den Personenstands­registern (Geburtsurkunden, Eheurkunden, Sterbeurkunden) nach dem Übereinkommen vom 8. September 1976 für die Vertragsstaaten:
  • Belgien
  • Bosnien-Herzegowina
  • Deutschland
  • Estland
  • Frankreich
  • Italien
  • Kroatien
  • Litauen
  • Luxemburg
  • Mazedonien
  • Montenegro
  • Niederlande
  • Österreich
  • Polen
  • Portugal
  • Schweiz
  • Serbien
  • Slowenien
  • Spanien
  • Türkei
• Ausstellung mehrsprachiger Ehefähigkeitszeugnisse nach dem Übereinkommen vom 5. September 1980 für die Vertragsstaaten:
  • Deutschland
  • Italien
  • Luxemburg
  • Moldau
  • Niederlande
  • Österreich
  • Portugal
  • Schweiz
  • Spanien
  • Türkei

Weitere Informationen

• Internationaler Urkundenverkehr
  Auswärtiges Amt
• Deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland
  Merkblatt des Auswärtigen Amts
• Ausländische öffentliche Urkunden zur Verwendung in Deutschland
  Merkblatt des Auswärtigen Amts
• Gemeinsame Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern und des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa über die Beglaubigung und Legalisation deutscher Urkunden und die Erteilung von Apostillen und Bestätigungen (VwV Legalisation)

Sächsisches Staatsministerium des Innern. Stand: 17.12.2012